Cara bagus untuk menyelesaikan email profesional

Informasi kontak

Jika Anda mengirim email profesional kepada seseorang untuk pertama kalinya, ada baiknya untuk menyelesaikannya dengan informasi kontak Anda, bukan hanya nama Anda. Sementara penerima secara otomatis akan memiliki alamat email Anda setelah menerima pesan Anda, pastikan untuk memberikan cara lain bagi Anda untuk berhubungan dengan Anda. Jika Anda bekerja untuk perusahaan tertentu, sertakan informasi kontak itu bersama dengan alamat. Beri dia nomor telepon langsung Anda juga dan tunjukkan jika itu adalah nomor ponsel atau telepon rumah. Jika perusahaan Anda memiliki switch, pastikan untuk menyertakan ekstensi Anda. Semakin banyak informasi kontak yang Anda tinggalkan, semakin besar kemungkinan orang itu akan berkomunikasi dengan Anda.

Penutupan dengan harapan

Leslie O'Flahavan of Writing Matters adalah penggemar menyelesaikan email profesional dengan kalimat "Saya sedang menunggu ...". Dia mengatakan bahwa ini akan mengulangi tujuan dari email. Selain itu, itu juga menempatkan orang yang menerima surat Anda dalam posisi yang memberitahu Anda untuk merespons. Misalnya, jika Anda mengirim email yang terkait dengan suatu pekerjaan, Anda harus mengakhiri dengan kalimat "Saya menunggu untuk mengetahui keputusan Anda tentang aplikasi saya." Penerima sekarang tahu dengan pasti apa tujuan dari surat yang harus ditanggapi.

Pertanyaan dan keraguan

Ketika Anda menyelesaikan email profesional, pastikan untuk menawarkan undangan bagi penerima untuk menulis jawaban, seperti "Hubungi saya jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran mengenai ...". Ini akan memberi penerimanya lampu hijau untuk merespons tanpa merasa bahwa itu mengganggu Anda atau bahwa email Anda bermaksud mengatakan kata terakhir. Ini juga menjaga aliran percakapan tetap aktif. Ketika mengirim email profesional Anda harus memastikan bahwa semua orang yang terlibat sadar akan hal yang sama, dan untuk memastikan bahwa semua pertanyaan dan keraguan telah ditangani akan memungkinkan Anda untuk mencapainya.

Pertimbangan

Akhir dari email profesional dapat memiliki sentuhan pribadi, tergantung pada hubungan yang Anda miliki dengan penerima. Seiring waktu kontak profesional dapat menjadi teman Anda, memungkinkan Anda menyelesaikan surat dengan lelucon internal atau bahkan cerita yang tidak terkait. Namun jangan lakukan hal di atas sampai Anda telah menciptakan hubungan persahabatan di antara Anda. Menyelesaikan email dengan "Harapan saya" atau "Hormat saya" adalah jalan tengah yang baik. Ini menunjukkan bahwa Anda lebih dari sekadar koneksi bisnis dan Anda adalah orang yang baik. Jangan takut untuk menunjukkan sedikit kesopanan di akhir email, terutama jika itu adalah yang profesional.