Cara membuat manual prosedur
Perencanaan
Langkah 1
Identifikasi audiens yang ditunjuk oleh pengguna. Untuk contoh ini, itu bisa menjadi panduan POE untuk gudang perusahaan. Ini mengidentifikasi pekerjaan sehari-hari di divisi gudang dan membatasi ruang lingkup manual untuk peran gudang di dalam perusahaan pada umumnya.
Langkah 2
Dapatkan masukan dari seseorang yang memiliki kepentingan pribadi dalam SOP, misalnya, pekerja, penyelia, dan penasihat keselamatan. Ahli yang terdaftar di lapangan akan membantu Anda menulis prosedur yang paling akurat dan membantu bagaimana buku manual diterima dan digunakan dalam jangka panjang. Pendekatan tim untuk membuat manual "mempromosikan penerimaan POE oleh pengguna potensial, " kata "Petunjuk untuk Mempersiapkan Prosedur Operasi Standar" Badan Perlindungan Lingkungan AS.
Langkah 3
Atur prosedur dalam manual dengan cara yang paling sesuai dengan audiens dan materi. Untuk contoh gudang, di samping daftar isi dan lampiran, bagian-bagian manual dapat mencakup peralatan keselamatan dan pelatihan, pengiriman, penerimaan dan penanganan.
Langkah 4
Format prosedur di setiap bagian manual agar mudah dibaca dan diikuti. Beberapa prosedur dapat dengan mudah ditutup dalam beberapa langkah, sementara yang lain memerlukan lebih banyak langkah dan diagram alur. "Standard Operating Procedures: Writing Guidance" dari University of Pennsylvania memberikan contoh kapan menggunakan langkah-langkah sederhana dan langkah-langkah hierarkis terhadap grafik. (Lihat Sumber).
Tulis SOP
Langkah 1
Tulis pernyataan tujuan untuk setiap prosedur, dengan jelas menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan, kapan, di mana dan mengapa. Buat daftar bahaya yang dapat, misalnya, menyebabkan kerusakan peralatan atau cedera pribadi. Buat daftar peraturan pemerintah atau standar industri yang harus ditangani.
Langkah 2
Tulis langkah-langkah prosedur kronologis dalam format yang jelas dan ringkas. Gunakan kata kerja aktif untuk memulai setiap langkah. Cantumkan cukup detail sehingga peserta baru atau seseorang dengan pengalaman kerja terbatas dapat menyelesaikan pekerjaan dengan sukses dan aman tanpa pengawasan.
Langkah 3
Identifikasi peralatan khusus, kualifikasi atau dokumentasi tambahan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu. Untuk contoh gudang, jika pekerjaan membutuhkan karyawan untuk memakai helm, memiliki sertifikasi forklift dan menggunakan daftar kontrol inventaris, statusnya ada dalam prosedur. Sertakan contoh formulir atau daftar periksa dalam prosedur atau di apendiks manual.
Tindak lanjut
Langkah 1
Uji prosedur sebelum mempublikasikan manual, sarankan Texas A & M College of Engineering's dan "Panduan Penulisan untuk Prosedur Operasi Standar." Minta ahli di lapangan untuk meninjau prosedur tersebut secara akurat dan magang untuk memverifikasi bahwa tidak ada kekurangan informasi, buat mereka yang tidak lulus tes kembali mempelajari prosedurnya.
Langkah 2
Melatih pekerja tentang cara menggunakan panduan POE. Menjelaskan desain manual dan bagaimana menemukan informasinya setiap saat. Mintalah pekerja untuk mengambil kepemilikan perubahan dalam prosedur manual dan melaporkan perubahan saat terjadi.
Langkah 3
Buat sistem kontrol dokumen. Ketika prosedur ditinjau ulang, ia mencatat tanggal dan rincian peninjauan untuk memastikan bahwa catatan sejarah tersedia untuk setiap prosedur. Pastikan bahwa salinan manual tersedia di area di mana prosedur dilakukan, menyarankan "Petunjuk Penulisan Prosedur Operasi Standar" dari Duke University.
Langkah 4
Periksa keefektifan prosedur setelah jangka waktu tertentu. Jika, misalnya, peralatan, proses atau peraturan pemerintah berubah, perbarui isi manual untuk mencerminkan informasi baru. Dengarkan komentar tentang penggunaannya dan gabungkan peningkatannya.
