Cara membuat surat faktur

Langkah 1

Tuliskan judul surat Anda dengan cara yang sama seperti surat biasa. Masukkan tanggal di bagian atas, lalu tinggalkan beberapa baris kosong dan tulis alamat lengkap penerima.

Langkah 2

Tinggalkan baris lain dan tulis "Re:" (akronim untuk "sehubungan dengan") dan alasan surat Anda. Ini bisa berupa "Permintaan pembayaran", "Pengiriman faktur" atau hanya nomor faktur.

Langkah 3

Sertakan doa ucapan, jika Anda memiliki nama kontak tertentu di perusahaan. Misalnya, "Tuan Thompson yang terhormat."

Langkah 4

Perluas alasan surat Anda pada baris pertama. Langsung ke intinya. "Silakan lihat faktur terlampir kami # 2224 dari $ 110, 65 untuk pengiriman peralatan, dari 2 Juli 2010", adalah baris pertama yang sederhana dan langsung. Ini harus singkat.

Langkah 5

Deklarasikan tuntutan dan ketentuan Anda. Harus spesifik Misalnya, Anda dapat mengatakan "Menurut persyaratan dan ketentuan yang diterima, faktur harus dibayar dalam 30 hari dari tanggal yang ditentukan di atas".

Langkah 6

Ini mencakup lebih banyak informasi tentang apa yang akan terjadi jika faktur tidak dibayar tepat waktu, jika ini adalah surat yang ditujukan kepada debitur obligor. "Anda bisa kehilangan diskon Anda jika faktur tidak dibayar dalam 30 hari, kami akan mengambil langkah-langkah agresif untuk mengumpulkan utang ini, jika perlu."

Langkah 7

Ini termasuk beberapa cara bagi klien untuk menghubungi Anda, jika Anda memiliki pertanyaan tentang faktur. Ini bisa berupa nomor telepon, alamat email, atau keduanya. Selesaikan surat dengan "Hormat, " bersama dengan nama lengkap Anda dan nama perusahaan.

Langkah 8

Tambahkan kata "Lampiran" ke bagian akhir surat untuk memberi tahu penerima bahwa mereka harus menemukan halaman tambahan bersama dengan surat (faktur).

Langkah 9

Simpan format yang sama untuk mengirim surat ini ke penyedia. Jelaskan mengapa Anda belum membayar tanggal (atau ketika Anda berencana untuk melakukannya) dan mintalah informasi lebih lanjut dalam surat itu, jika perlu. Misalnya, "Kami akan dengan senang hati membayar tagihan Anda segera setelah Anda memberi kami informasi berikut ...". Informasi ini mungkin termasuk konfirmasi pengiriman atau daftar produk dan layanan yang lebih rinci yang disediakan.