Cara menulis email klaim yang efektif

Langkah 1

Temukan orang terbaik untuk mengatasi keluhan Anda. Misalnya, jika Anda memiliki keluhan tentang perusahaan, hubungi atau kunjungi situs web untuk menemukan alamat email untuk keluhan pelanggan. Jika Anda mengirim email klaim ke alamat yang salah, Anda dapat diabaikan.

Langkah 2

Selidiki formulir yang sesuai untuk klaim Anda. Beberapa organisasi besar akan meminta Anda mengisi formulir keluhan atau mereka akan meminta Anda untuk jenis dokumentasi tertentu untuk mendukung klaim Anda. Anda dapat menemukan informasi ini dengan melihat situs web organisasi atau dengan menghubungi nomor kontak yang muncul di halaman tersebut. Dengan mengikuti prosedur yang benar, akan lebih mudah bagi organisasi untuk membaca dan menangani keluhan Anda.

Langkah 3

Tunjukkan alasan klaim Anda di email. Ini harus ada di kalimat pertama atau kedua dari email Anda untuk mendapatkan perhatian pembaca. Jika Anda mengambil terlalu banyak waktu untuk mendapatkan intinya, orang tersebut mungkin mulai berasumsi atau berspekulasi bahwa email itu tidak terlalu penting.

Langkah 4

Jelaskan dan dukung keluhan Anda. Harus spesifik Misalnya, jika Anda tidak puas dengan produk perusahaan, tunjukkan dengan tepat apa yang salah dengan produk tersebut.

Langkah 5

Lampirkan foto yang relevan, tanda terima, dan informasi pendukung lainnya di email Anda. Buat catatan di paragraf tempat Anda menjelaskan klaim Anda, sebutkan bahwa informasi tambahan yang Anda lampirkan.

Langkah 6

Detail solusi Sekali lagi, jadilah spesifik tentang apa yang harus dilakukan. Misalnya, minta pengembalian uang atau penggantian produk yang cacat. Menunjukkan solusi yang diinginkan akan membantu masalah Anda diselesaikan dengan lebih mudah.

Langkah 7

Minta jawaban Cantumkan nama Anda, alamat surat dan nomor telepon di bagian akhir email Anda untuk mempermudah menghubungi Anda. Meminta jawaban menunjukkan bahwa Anda menganggap serius klaim Anda, terutama jika Anda memintanya dalam jangka waktu tertentu.

Langkah 8

Periksa email Anda sebelum mengirimnya untuk memastikan itu ringkas, akurat dan bebas dari kesalahan ejaan dan tata bahasa. Pesan keluhan e-mail dengan kesalahan terlihat tidak profesional, sementara format dan e-mail yang benar akan membantu keluhan Anda dianggap serius.