Cara menggunakan Excel untuk mengontrol kehadiran di tempat penitipan anak

Patuhi peraturan negara bagian dan federal dengan mempertahankan catatan kehadiran yang rinci.

Buat template

Langkah 1

Buka buku kerja Excel baru dengan 13 lembar kerja. Anda dapat menambahkan spreadsheet dengan mengklik tab di bagian bawah halaman. Masing-masing harus mewakili satu bulan, dengan spreadsheet akhir yang digunakan untuk tabulasi tahun-ke-tanggal.

Langkah 2

Gabungkan sel dari C1 ke AI1. Masukkan nama bulan, diikuti tahun di sel gabungan. Pusatkan teks, perbesar ukuran huruf tebal dan huruf untuk membuat header terlihat. Tambahkan warna dan elemen desain lainnya yang sesuai dengan preferensi Anda.

Langkah 3

Tuliskan judul "Nama Keluarga" di bidang A2 dan "Nama" di lapangan B2. Jadikan teks menonjol dengan membuat huruf tebal dan meningkatkan ukuran teks.

Langkah 4

Tambahkan kolom terakhir ke ujung sel AJ1 untuk secara otomatis tabulasi jumlah ketidakhadiran dalam sebulan. Kolom ini akan menggunakan format bersyarat untuk menentukan jumlah hari setiap anak tidak hadir.

Langkah 5

Masukkan tanggal bulan di kolom antara C2 dan AI2. Terapkan shading ke hari libur dan akhir pekan, ketika Anda tidak akan mengambil catatan kehadiran.

Langkah 6

Tuliskan nama depan dan belakang setiap anak dalam baris di bawah tajuk kolom yang sesuai. Urutkan informasi berdasarkan nama belakang, kelas, atau kombinasi keduanya.

Langkah 7

Salin dan tempel template ini ke dalam 12 lembar kerja. Namun, Anda harus menyesuaikan informasi di masing-masing dengan mengubah judul untuk bulan yang benar dan memperbarui tanggal untuk mewakili jumlah hari yang benar dalam sebulan.

Langkah 8

Buat kode untuk melengkapi catatan kehadiran. Mungkin, "P" untuk hadiah dan "A" untuk absen.

Langkah 9

Masukkan rumus di kolom bulan ke tanggal untuk secara otomatis membuat tabulasi berapa banyak ketidakhadiran setiap anak per bulan. Jika Anda menggunakan "A" untuk absen, rumus untuk anak pertama adalah: COUNTIF ($ C3: $ CAI3, "A"). Rumus campuran sel dapat disalin dan ditempelkan ke setiap baris kolom.

Rumus di atas mengasumsikan bahwa C3 adalah entri pertama bulan untuk anak pertama yang muncul di spreadsheet. Ubah rumus sesuai kebutuhan sehingga bidang yang dipilih menyertakan rentang tanggal lengkap untuk bulan tersebut.

Langkah 10

Salin rumus di masing-masing dari 12 lembar kerja. Periksa kembali rumus untuk memastikannya benar.

Langkah 11

Salin dan tempelkan nama dan nama belakang anak-anak di spreadsheet terakhir jika Anda ingin membuat tabulasi jumlah ketidakhadiran selama sepanjang tahun. Pastikan untuk menyertakan header yang sesuai, jika perlu.

Tabulasi dari jumlah tahun hingga saat ini

Langkah 1

Buat rumus untuk menabulasikan jumlah absen untuk setiap anak di tempat penitipan anak. Untuk membuatnya, tulis "= sum (" di bidang tahun ke tanggal untuk anak pertama dalam daftar.

Langkah 2

Klik pada spreadsheet pertama dan pada total bulanan untuk anak pertama dalam daftar.

Langkah 3

Tahan tombol "Shift" pada keyboard dan klik pada akhir bulan di spreadsheet. Klik pada total bulanan untuk anak pertama dalam daftar dan tekan "Enter." Rumusnya akan terlihat mirip dengan, "sum = ('Januari: Desember'! AI3)."

Langkah 4

Salin dan tempelkan rumus di kolom tahun ke tanggal setiap anak dalam daftar.