Bagaimana merancang sistem kontrol dokumen

Sistem kontrol dokumen digunakan untuk melacak dan mengontrol revisi untuk mereka dan dapat ditemukan dalam berbagai aplikasi, termasuk perangkat lunak dan undang-undang. Desain sistem kontrol dokumen tergantung pada jenis dokumen yang sedang ditangani dan fungsi kontrol yang diinginkan. Pemilihan opsi penyimpanan dan jenis antarmuka pengguna juga merupakan bagian dari proses desain untuk sistem kontrol dokumen.

Tentukan jenis dokumen yang akan ditangani sistem Anda. Ini adalah bagian penting dari sistem sistem desain kontrol dokumen Anda. Mengevaluasi apa yang akan menjadi sistem kontrol dokumen, pengolah kata, file komputer kode sumber, file HTML atau jenis file lain. Pikirkan tentang jenis dokumen yang perlu Anda kendalikan dan jika Anda juga membutuhkan lebih dari satu jenis dokumen. Misalnya, sistem kontrol dokumen hukum mungkin memerlukan penanganan dokumen Word, file PDF, file gambar, spreadsheet Excel, dan mungkin jenis dokumen lainnya.

Rencanakan bagaimana pengguna mengakses sistem kontrol dokumen Anda dan jenis antarmuka pengguna apa yang diperlukan. Beberapa sistem kontrol dokumen berfungsi sebagai program yang berdiri sendiri dengan antarmuka pengguna grafis mereka sendiri, sementara yang lain mengakses sebagai bagian dari program lain, seperti modul Word. Anda mungkin ingin memiliki sistem yang dapat diakses melalui Internet menggunakan antarmuka browser. Setelah Anda memutuskan jenis antarmuka pengguna, Anda dapat mendesain detail desain antarmuka. Antarmuka pengguna dapat menyertakan layar masuk sehingga sistem dapat mengidentifikasi pengguna mana yang membuat perubahan pada dokumen.

Pilih sistem penyimpanan. Sistem penyimpanan Anda akan mengontrol desain perangkat lunak yang akan mengatur penyimpanan aktual dan pengambilan dokumen. Sistem penyimpanan Anda dapat sesederhana hard drive lokal, atau serumit sistem penyimpanan cloud, yang diakses melalui Internet. Anda harus merencanakan kapasitas penyimpanan sesuai dengan jenis dokumen dan jumlah dokumen yang harus dikontrol.

Tentukan karakteristik kontrol apa yang Anda butuhkan. Sebagian besar sistem kontrol dokumen mencakup fungsi-fungsi dasar, seperti output dan input, serta revisi dan perbandingan versi. Fungsi kontrol yang paling canggih dapat menyertakan identifikasi sekelompok dokumen yang menyatu sebagai satu set, misalnya, versi tertentu dari kompilasi perangkat lunak yang memerlukan persetujuan dari check-in, berbagai tingkat izin, dll. Fungsi internal juga harus diperhitungkan dalam desain Anda, seperti penyimpanan revisi salinan versi lengkap atau hanya perubahan antar versi untuk menggunakan versi online database dengan pembaruan yang diterapkan untuk menjangkau versi saat ini. Setelah Anda memiliki antarmuka pengguna dan fitur kontrol yang dirancang, Anda akan siap untuk mulai membangun sistem kontrol dokumen.