Menyambut aturan untuk email

Salam dan perpisahan

Salam dan perpisahan bergantung pada jenis hubungan yang Anda miliki dengan penerima email.

Di email pertama Anda ke penerima, buka dengan "Yth.", Diikuti dengan nama penerima. Biasanya, nama baik-baik saja kecuali perusahaan Anda sangat formal. Setelah hubungan email telah ditetapkan, Anda cukup menggunakan nama penerima, atau sambutan yang lebih informal, seperti "Halo" diikuti dengan nama penerima.

Ketika Anda menulis ke grup, selalu gunakan "Dear", karena email massal cenderung lebih formal. Jangan gunakan ucapan seperti "Selamat pagi" atau "Selamat siang". Saat penerima membaca email mungkin pada waktu yang berbeda dari ucapan tersebut.

Perpisahan mengikuti aturan yang sama dengan salam. Di email pertama, gunakan perpisahan yang lebih formal, seperti "Keberuntungan, " "Salam, " atau "Hormat kami." Perpisahan tidak perlu, tetapi selalu sertakan nama Anda sebagai tanda perpisahan.

Lini bisnis

Sebelum menyapa, baris subjek adalah bagian pertama dari informasi yang akan dibaca penerima Anda. Pastikan untuk membuatnya bermakna, jelas, dan singkat, sehingga penerima memahami isi pesan Anda dan memberinya kepentingan yang sesuai.

Dengan kedatangan perangkat genggam, beberapa pekerja telah terbiasa memasukkan konten email mereka di baris subjek, berpikir itu lebih nyaman bagi penerima. Namun, dalam kenyataannya format seperti itu menunjukkan kekasaran dan kasar.

Format

Gunakan ejaan, tanda baca, dan kapitalisasi yang tepat. Meluangkan waktu yang diperlukan untuk meninjau dan memperbaiki kesalahan menunjukkan rasa hormat kepada kolega Anda. Koma yang ditempatkan dengan buruk dapat mengubah arti kalimat. Ingatlah bahwa rekan kerja Anda bukanlah pembaca pikiran dan memperjelas latar belakang, misalnya dalam kalimat: ("Bekerja dengannya dalam proyek itu", siapa "dia" dan "proyek apa"?).

Jangan pernah menulis semuanya dengan huruf besar. MENULIS SEGALA SESUATU DALAM SURAT HATI MEMBUATNYA SEPERTI YANG TERLIHAT DI KOLEGA ANDA.

Tulislah paragraf pendek yang membahas tujuan. Bersikap ramah tetapi, kecuali Anda dekat dengan penerima, hindari lelucon atau sarkasme, yang sering diabaikan dalam email. Akhirnya, hindari emoticon.

Courtesy

Sebuah studi baru-baru ini oleh Koran Komunikasi Komputer menunjukkan bahwa pengirim email sopan lebih baik dilihat lebih ramah dan menyenangkan mereka, daripada mereka yang tidak memiliki pendidikan yang baik. Selain itu, penerima email lebih bersedia bekerja dengan pengirim yang sopan.

Anda dapat menunjukkan sopan santun dalam email dengan cara yang sama seperti yang Anda lakukan dalam kehidupan nyata. Gunakan "tolong" dan "terima kasih" ketika Anda membuat permintaan.

Sekali lagi, luangkan waktu untuk memeriksa bahwa email Anda secara tata bahasa benar menunjukkan perilaku yang teliti kepada teman sekelas Anda. Menolak untuk melakukannya menyiratkan bahwa waktu Anda lebih penting daripada waktu mereka.