Bagaimana cara menulis email profesional

Email adalah cara umum dan mudah untuk berkomunikasi dengan bisnis, kolega, karyawan, pengusaha, guru, dan lainnya yang memerlukan komunikasi formal. Kesalahan terkecil dapat memberi kesan negatif. Ada beberapa cara Anda dapat meningkatkan dan meningkatkan tag Anda di email.

Karena email secara otomatis diberikan tanggal dan waktu, Anda tidak perlu memasukkan informasi itu kecuali jika Anda mau.

Mulai email dengan salam. Ketika Anda mencoba untuk membuat pendekatan profesional, anggap saja ketika Anda menulis surat. Lakukan sederhana dengan cepat "Halo". Jika Anda tahu kepada siapa Anda menulis, sebaiknya gunakan bentuk profesional dari nama penerima (misalnya, Tuan, Ibu, Guru atau Dr.).

Langsung ke intinya. Paragraf pertama harus berurusan dengan siapa Anda dan mengapa Anda menulis email.

Jangan pergi di semak-semak. Paragraf kedua harus berisi informasi yang Anda tawarkan atau permintaan yang Anda buat. Nyatakan apa yang Anda inginkan diikuti oleh situasi ini.

Jika ada lampiran, sebutkan di email sehingga penerima tahu bahwa dia harus mencari dan membuka file. Selain itu, ia memanggil file terlampir dengan benar sehingga penerima surat mengetahui yang mana dari file yang dilampirkan hanya dengan melihat namanya.

Sediakan doa penutup. Mulai dengan berterima kasih kepada penerima atas waktu mereka. Kesopanan selalu penting, tidak peduli seberapa pendek surelnya. Ini termasuk kalimat tindak lanjut yang tepat seperti "Saya akan menghubungi Anda lagi dengan informasi lebih lanjut" atau "Saya berharap dapat mendengar ide Anda". Jika respons diperlukan, pastikan untuk menempatkan informasi dalam pesan.

Di akun email profesional Anda, Anda harus memiliki tanda tangan yang dikonfigurasi. Ini akan ditambahkan secara otomatis di bagian bawah email. Anda harus menyertakan nama profesional lengkap, jabatan, dan informasi kontak Anda. Tergantung pada kebijakannya, Anda mungkin ingin menyertakan tautan ke situs web atau halaman jaringan sosial perusahaan Anda.

Dewan

Gunakan CC dan CCo bila diperlukan dengan alamat email Anda sendiri di zona "T".

Baca email sepenuhnya sebelum mengklik tombol "Kirim". Periksa ejaan dan tata bahasa sebelum mengirim.

Tambahkan lampiran saat Anda menyebutkannya di surat. Ini akan mencegah Anda mengirim email tanpa melampirkan file.

Gunakan spasi dan paragraf yang benar agar email terlihat jelas. Di komputer, paragraf yang lebih pendek selalu lebih baik.

Peringatan

Jangan sertakan warna atau huruf gila. Jaga sumbernya sejelas dan sesederhana mungkin.

Jika Anda mengirim email yang sama ke beberapa orang, jangan tinggalkan alamat penerima yang terlihat di kotak CC. Gunakan salinan tersembunyi atau fungsi korespondensi email untuk melindungi privasi kontak Anda.