Bagaimana cara menulis surat yang meminta pengembalian uang kepada penerima mobil

Surat yang dibuat dengan hati-hati adalah yang paling penting jika Anda mengharapkan untuk menerima pengembalian uang untuk pembelian besar seperti mobil. Klaim Anda harus berurusan dengan masalah mendasar. Jika dealer mobil menghargai pelanggan dan Anda memiliki alasan yang sah untuk meminta pengembalian dana, ia akan mempertimbangkan pesanan Anda.

Hubungi dealer. Jelaskan sifat panggilan Anda dan dapatkan nama kontak untuk orang yang menangani masalah layanan pelanggan seperti penggantian. Informasikan kepada dealer tentang niat Anda untuk mengklaim pengembalian uang dan alasannya. Ini akan menempatkan perusahaan pada pemberitahuan sehingga Anda akan menyadari pesanan Anda. Gunakan kebijaksanaan Anda jika Anda merasa bahwa meminta pengembalian dana dapat menjadi berpotensi kontroversial. Hal terakhir yang Anda inginkan terjadi pada Anda adalah menenggelamkan peluang Anda menerima permintaan karena memiliki perilaku buruk.

Gunakan format bisnis untuk membuat tajuk surat. Dalam gaya, nama, alamat, dan tanggal Anda berada di bagian atas halaman. Header akan terlihat seperti ini:

Nama Anda Alamat Anda Kota Anda, negara bagian dan kode pos Alamat email Anda Tanggal

Buat alamat internal, yang menyertakan nama depan dan nama belakang orang yang Anda ajar. Ikuti format yang sama dengan tajuk Anda:

Nama depan dan belakang dari contact person di dealer mobil Alamat Anda Kota, negara bagian dan kode pos

Jarak adalah penting. Idealnya, tidak boleh ada ruang lebih dari dua garis antara header dan alamat internal.

Buat ucapan, di mana Anda berbicara dengan orang di surat itu. Yang umum adalah: "Dear Mr. (Mrs.) Nama lengkap." Tidak seperti surat informal, pastikan untuk menggunakan nama dan nama keluarga orang tersebut dalam surat bisnis, yang membutuhkan ucapan resmi.

Tulis (atau tulis) isi surat itu. Di sinilah Anda memperlakukan poin utama Anda. Pisahkan menjadi tiga bagian: awal, tengah, dan akhir. Perkenalkan diri Anda menggunakan nama lengkap Anda dan berikan alasan mengapa Anda menulis kepada mereka: mintalah pengembalian uang. Jangan gunakan indentasi karena huruf bisnis mengikuti format blok.

Laporkan mengapa Anda berhak mendapatkan pengembalian di bagian tengah surat itu. Ini persuasif, itulah sebabnya dia profesional dan bersemangat. Nyatakan alasan mengapa Anda berpikir Anda berhak atas pengembalian uang setelah perkenalan. Membutuhkan pengembalian uang tanpa penjelasan pasti akan jatuh di telinga tuli. Sertakan semua informasi yang relevan dan salinan dokumentasi yang mendukung argumen Anda. Selesaikan isi surat dengan mengucapkan terima kasih kepada kontak dan termasuk nomor telepon Anda dan waktu terbaik untuk dihubungi.

Tutup surat itu dengan "Hormat kami, " dan tanda tangani dengan nama Anda di bagian bawahnya. Jika Anda mengetik dengan mesin, lakukan hal yang sama dengan nama lengkap Anda di bawah tanda tangan.

Dewan

Memahami apa kebijakan pengembalian uang dealer otomatis sebelum menulis surat. Ini akan membantu Anda untuk membentuk surat termasuk poin-poin spesifik yang berhubungan dengan kembalinya uang. Dapatkan nama lengkap setiap orang yang Anda ajak bicara berhadap-hadapan atau lewat telepon. Termasuk mereka dalam tulisan. Buat sedetail mungkin dan hindari menggunakan jargon atau memperpanjang diri Anda. Surat bisnis Anda harus ringkas dan langsung ke intinya. Akhirnya, periksa untuk menghindari kesalahan ketik atau tata bahasa. Pertimbangkan meminta orang lain membaca surat untuk mendapatkan pendapat kedua. Presentasi yang diketik komputer bisa lebih efektif dalam memperoleh hasil yang diinginkan dan terlihat lebih profesional. Anda harus menggunakan cara ini jika Anda tidak memiliki lirik yang bagus.

Peringatan

Anda mungkin harus melakukan beberapa upaya untuk mendapatkan pengembalian uang dari dealer mobil, termasuk beberapa surat dan panggilan. Jangan menyerah setelah usaha pertama. Simpan catatan tanggal, waktu dan percakapan dengan staf termasuk nama mereka.