Apa itu diagram alur kerja?

Artinya

Banyak proses kerja dapat menjadi rumit dan rumit, itulah sebabnya mengapa penting untuk menggambarkan secara visual bagaimana tugas-tugas dilakukan untuk meningkatkan pemahaman karyawan dan untuk efisiensi yang lebih besar. Diagram alur kerja dengan jelas menunjukkan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tahap, dokumen apa yang mereka butuhkan, sumber daya apa, dan jumlah waktu yang diperlukan dalam setiap tahap (lihat Referensi 2). Mengetahui peran karyawan dan persyaratan produksi untuk pengelolaan sumber daya memungkinkan definisi yang mudah tentang kelemahan dan mengurangi kemacetan. Ini adalah aspek alur kerja yang menghambat dan memperlambat keseluruhan waktu siklus proses.

Manfaat

Menurut University of California di Irvine, keuntungan dari flowchart termasuk "pemahaman, pengetahuan, komunikasi, analisis yang efektif dan dokumentasi yang tepat." Secara visual mewakili alur kerja memungkinkan karyawan tidak hanya untuk lebih memahami tanggung jawab pekerjaan mereka, tetapi juga peran karyawan lain, yang meningkatkan akuntabilitas. Membuat diagram yang sukses meningkatkan pengetahuan di tempat kerja karena penelitian dan pengumpulan data yang diperlukan. Komunikasi juga meningkat ketika karyawan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang alur kerja (lihat Referensi 3).

Jenis

Untuk menggambarkan secara visual alur kerja organisasi, ada bentuk diagram khusus yang sesuai dengan berbagai jenis kegiatan: oval, persegi panjang, berlian dan lingkaran. Sebuah oval menunjukkan di mana alur kerja dimulai dan di mana ia berakhir. Persegi panjang mewakili setiap proses, tugas atau aktivitas analisis yang diperlukan. Intan berarti proses pengambilan keputusan, yang umumnya menghasilkan dua arah alur kerja. Sebagian besar berlian mencerminkan keputusan "ya" atau "tidak" yang harus dibuat: jika keputusan itu benar, alur kerja terus berlanjut di jalur yang dituju; Jika jawabannya tidak, alur kerja mungkin harus melalui jalur lain untuk menyelesaikan masalah. Oleh karena itu, semakin banyak intan yang ada, semakin rumit diagram alur kerja akan menggambarkannya secara visual. Lingkaran mewakili konektor dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya.

Implementasi

Meskipun merancang diagram alur kerja dapat menjadi proses yang ekstensif dan memakan waktu, penerapan ini adalah bagian yang sulit. Diagram tidak hanya ditempatkan di tempat kerja dan diharapkan memberikan manfaat yang diharapkan; kebanyakan dari mereka harus dikaitkan dengan teori peningkatan alur kerja seperti lean manufacturing, Six Sigma atau Total Quality Management (lihat referensi 1).

Pertimbangan

Diagram alur kerja terkait erat dengan istilah lain yang digunakan dalam pengoptimalan tempat kerja seperti perencanaan proses bisnis dan kontrol aliran. Proses, atau pemetaan proses, adalah konsep yang sangat mirip dengan diagram alur kerja dan alur kerja. Proses kerja lebih dari alur kerja tertentu, lebih berfokus pada input dan output, daripada transfer data, dokumen, dan tanggung jawab tugas. Suatu organisasi dapat memiliki banyak proses dalam alur kerjanya. Meskipun keduanya sering saling berhubungan, perencanaan bisnis lebih berfokus pada tujuan jangka panjang daripada meningkatkan alur kerja saat ini. Manajer yang tertarik pada kontrol aliran secara khusus berusaha meningkatkan kontrol inventaris.